ระบบการเบิกจ่ายเงินสวัสดิการองค์กร (Organization Welfare Management System) เป็นระบบสำหรับการรองรับการตั้งกองทุนหรือเงินงบประมาณสำหรับเป็นเงินสวัสดิการขององค์กรในเรื่องของนันทนาการ เช่น เงินสำหรับการจัดท่องเที่ยว เงินสำหรับการจัดเลี้ยง การจัดแข่งกีฬา หรือ เงินทุนการศึกษาสำหรับบุตรของพนักงานเป็นต้น ซึ่งเงินเหล่านี้ อาจจะได้มาจากการบริจาคของบุคคลภายนอก หรือ จากผู้บริหาร ซึ่งระบบจะมีการบันทึกการรับเงินเข้ามา และการเบิกจ่ายเงินออกไปใช้ในกิจกรรมต่างๆ ซึ่งจะมีการทำใบเบิกเงินเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) และมีการบันทึกบัญชีของเงินทุนเหล่านี้ไว้โดยเฉพาะ โดยมีการออกรายงานในลักษณะของงบการเงินเหมือนงบกำไร-ขาดทุนปกติเพื่อให้คณะกรรมการสวัสดิการองค์กรได้รับรู้สถานะทางการเงินล่าสุดของเงินกองทุนอยู่ตลอดเวลา ระบบนี้มีคุณลักษณะเด่น ดังนี้

มีระบบการลงรับ-จ่ายและจัดทำบัญชีเงินสวัสดิการพิเศษขององค์กรเพื่อการนันทนาการ จัดเลี้ยง การแข่ง ขันกีฬา โดยมี e-Form รองรับการขอเบิก การรับบริจาคมีระบบเบิกจ่ายผ่านการสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จาก e-Form มาตรฐานที่สามารถส่งผ่านข้อมูลไปเพื่อการตัดยอดเงินกองทุนและการบันทึกบัญชีของกองทุนได้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการอนุมัติจากคณะกรรมการหรือผู้มีอำนาจ

มีระบบเบิกจ่ายเงินทดรอง หรือ ยืมเงินเพื่อไปใช้ล่วงหน้า และสามารถทำการเคลียร์ หรือ หักล้างรายการในภายหลังโดยการแนบหลักฐานการจ่ายเงิน หรือ ใบสำคัญประกอบการเคลียร์เงินดังกล่าวเข้าไปในระบบได้

มีระบบควบคุมการเบิกถอนเงินสวัสดิการองค์กรจากบัญชีเงินฝากของกองทุนโดยแบบฟอร์มใบขอเบิกเงินมาตรฐานและการขออนุมัติตามระเบียบของกองทุน

มีทะเบียนในการคุมเช็คจ่ายและรับ

ระบบสามารถจัดทำรายงานรายรับ-รายจ่ายแบบรายวัน และปิดบัญชีงบรายรับ-รายจ่าย หรือ งบแสดงฐานะทางการเงิน และงบดุลของเงินกองทุนดังกล่าวนี้ได้

องค์กรสามารถจัดตั้งคณะกรรมการ หรือ หน่วยงานพิเศษขึ้นมาดูแลกองทุนนี้ได้โดยผ่านระบบบุคลากร โดยสามารถกำหนดบทบาทหรือตำแหน่งของคณะกรรมเหล่านี้ได้

สามารถนำบุคคลเหล่านี้ไปสร้างเป็นเส้นทางเดินเอกสารมาตรฐานของหน่วยงานเพื่อบังคับการเบิก-จ่ายเงินให้เป็นไปอย่างรัดกุม