| Module M4.4: |
ระบบการจัดการเงินทดรองและเงินยืม
(Advance & Borrowed Money Management System)
|
ระบบการจัดการเงินทดรองและเงินยืม (Advance & Borrowed Money Management System) เพื่ออำนวยความสะดวกในการเบิกจ่ายเงินสดย่อย เงินทดรอง และเงินยืม ทั้งกรณียืมเงินทดรอง หรือ ทั้งแบบการเบิกเงินทดรองที่ได้จ่ายล่วงหน้าไปก่อน หรือ เบิกเงินสดย่อย โดยดำเนินการผ่านแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (e-Form) ที่จะสร้างออกมาเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ตามรูปแบบเหมือนกับเอกสารหรือแบบฟอร์มทางการเงินกระดาษที่แต่ละหน่วยงานใช้งานกันอยู่ ซึ่งระบบจะส่งเอกสารเหล่านี้ผ่าน e-Workflow เพื่อให้ผู้มีอำนาจอนุมัติทำการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) เพื่ออนุมัติ ก่อนที่จะส่งเรื่องเข้าสู่ระบบเบิกจ่ายเงินปกติ ส่วนหากเป็นกรณียืมเงินไปใช้ระบบก็จะมีการตั้งเรื่องเพื่อให้ผู้ยืมกลับมาทำเอกสารเพื่อเคลียร์ หรือ หักล้างเงินยืมที่คงค้างอยู่ โดยระบบจะมีการตั้งเป็นลูกหนี้เงินยืมไว้ด้วยหากยังไม่เคลียร์ หรือ ส่งคืนเงินยืม ระบบนี้มีคุณลักษณะเด่น ดังนี้ |
| |
|
|
สามารถตั้งวงเงินสดย่อยหรือเงินสำรองให้ผู้ใช้งานสามารถจัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์พร้อมแนบเอกสารใบสำคัญจ่าย หรือ หลักฐานการจ่ายเงินที่เกี่ยวข้อง และลงนามอิเล็กทรอนิกส์/ดิจิทัลเพื่อขอเบิกเงินสดย่อย หรือ เงินทดรอง โดยมีการตรวจสอบและอนุมัติตามลำดับขั้นได้ มี e-Form สัญญายืมเงินราชการ หรือ ยืมเงินทดรอง ที่สามารถตั้งเรื่องรอการหักล้างเงินยืมได้
|
|
|
ผู้มีอำนาจสามารถอนุมัติการให้ยืมเงินและลงนามอิเล็กทรอนิกส์/ดิจิทัล(Electronic Signature/Digital Signature)ในเอกสารสัญญา และผู้รับเงินสามารถลงนามรับเงินบนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ชุดเดียวกันนี้ได้
|
|
|
ระบบสามารถตั้งระยะเวลาการส่งคืนหรือเคลียร์เงินยืมแต่ละประเภทได้ เมื่อผู้ยืมต้องการเคลียร์เงินยืม
|
|
|
ระบบสามารถสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับหักล้างเงินยืมที่มีข้อมูลอ้างอิงจากสัญญายืมเงินให้โดยอัตโนมัติ และเมื่อนำเงินมาชำระคืน และเจ้าหน้าที่ตรวจสอบหลักฐานการจ่ายเงินหรือใบสำคัญจ่ายแล้ว
|
|
|
ระบบสามารถทำรายการหักล้างเงินยืม และกรณีมีเงินเหลือระบบสามารถคืนเงินเข้าสู่เงินงบประมาณตามหมวดหรือประเภทหรือศูนย์ต้นทุนต้นทางที่ยืมมาได้
|
|
|
ระบบมีทะเบียนคุมสัญญายืม และทะเบียนคุมเงินทดรอง โดยแสดงเอกสารการยืม เอกสารการเบิก รายการจ่าย การส่งใช้เงินยืมและใบสำคัญที่เกี่ยวข้อง เพื่ออำนวยความสะดวกในการติดตามทวงถามและรับรู้สถานะของเงินยืมและเงินทดรองตลอดเวลา โดยสถานะและข้อมูลเหล่านี้สามารถส่งผ่านจากการดำเนินงานบนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้องได้โดยตรง
|
|
ตัวอย่างหน้าจอ ระบบการจัดการเงินทดรองและเงินยืม
|
 |
ภาพแสดงหน้าจอแบบฟอร์มการทำสัญญายืมเงินทดรองแบบอิเล็กทรอนิกส์
|
 |
ภาพแสดงหน้าจอเอกสารสัญญายืมเงินทดรองหลังการลงนามอิเล็กทรอนิกส์
|
หมายเหตุ:
|
| 1. |
โปรแกรมระบบการจัดการเงินทดรองและเงินยืมนี้ เป็นโปรแกรมลิขสิทธิ์สำหรับติดตั้งบน Server ของท่านเอง (ท่านจะต้องจัดเตรียม Server และ PC ให้พร้อมตามที่กำหนดไว้ในเมนู อุปกรณ์และการติดตั้ง)
|
| 2. |
สำหรับ Module อื่นๆ ที่เหลือ(ที่ปรากฎอยู่ใน "โบรชัวร์ของระบบ CryptBot Hi-Secure e-Office™" จะทยอยเปิดบริการให้เช่าตามมาภายหลัง แต่หากท่านสนใจสามารถสอบถามไปยังบริษัทฯได้ตามหมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมล์ด้านล่างนี้ |
| 3. |
วิธีการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) ที่เป็นมาตรฐานใน Module D1.5 ข้างต้นนั้น จะเป็นแบบ Non-PKI Simple Sign และ Non-PKI Server Sign ซึ่งไม่แสดงใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) แต่อย่างไรก็ตาม ท่านสามารถซื่อการลงนามดิจิทัล (Digital Signature) ของ
CryptBot web-Sign™ เพื่อลงนามแบบแสดงใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ หรือใช้เทคโนโลยี PKI (Public Key Infrastructure) ได้ 2 แบบ คือ Central PKI (ใช้กุญแจกลางของระบบ/องค์กร) และ แบบ Personal PKI (ใช้กุญแจส่วนบุคคลของแต่ละผู้ลงนาม) ซึ่งสามารถดูรายละเอียดได้ที่เมนู ศูนย์โบรชัวร์ |
| 4. |
ระบบการจัดการเงินทดรองและเงินยืมนี้ สามารถต่อขยายให้ใช้งานกับ Module อื่นๆ ของระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document System) และระบบบริหารงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Management System) เพื่อสร้างเป็นระบบวางแผนและบริหารทรัพยากรองค์กร(ERP/M) แบบไร้กระดาษ (Paperless) รวมถึงสามารถต่อเชื่อมกับระบบ MIS, EIS, ERP หรือ Financial System ที่องค์กรมีใช้งานอยู่เดิมเพื่อสร้างเป็นระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เพียงหนึ่งเดียวได้ โดยไม่ต้องเสียเวลา Login เข้าไปทำงานแต่ละระบบ หากแต่สามารถทำงานผ่านระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เพียงระบบเดียว โดยการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อกลางในการนำเข้าข้อมูล ประมวลผล และออกรายงานแบบ Realtime ณ ขณะที่สร้าง-ส่ง-ลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถดูรายละเอียดของ Module ที่สามารถต่อขยายได้ที่เมนู องค์ประกอบระบบ และดูการต่อขยายระบบได้ที่เมนู การประยุกต์ใช้งาน หรือ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมในเอกสาร "การเชื่อมโยง ทุกระบบสารสนเทศ ขององค์กรเป็นระบบ e-Office เพียงหนึ่งเดียว" |
|
